Cómo se usa EasyTPV

Versión de la aplicación a la que se refiere este manual: 1.0.5.

Activar la caja, y salir de las pruebas

Al abrir la app sale «Activar el terminal». Sin activar, la caja funciona en pruebas: se vende para probar, pero no cuenta y no va a Hacienda. En la barra, junto al total, sale una «D».

Para activarla sin código: «Actívala tú, sin código». Usa el NIF y el nombre que ya has puesto y sólo pide tu correo, que es también con el que entras en el panel del navegador. Marca que aceptas las condiciones y el encargo de tratamiento y toca «Activar la caja». La app se vuelve a abrir sola, ya vendiendo de verdad.

Si te han dado un código de activación, escríbelo donde dice «¿Tienes un código? Escríbelo aquí» y toca «Activar». Vale sólo para el terminal que tiene el «Nº de instalación de este terminal» que sale en esa pantalla.

Lo vendido en pruebas se queda en un registro aparte: no pasa a la caja de verdad, no va a Hacienda y no gasta numeración. El modo en que está la caja se ve en menú → «Estado del terminal» → «Modo de trabajo».

Cobrar una venta

En la pantalla de venta, toca los artículos o escribe el importe con las cifras. Cuando esté todo, pulsa «Cobrar». Elige efectivo o tarjeta.

Si es efectivo, escribe lo que te da el cliente y el programa te dice el cambio. Si es tarjeta, el terminal pide la tarjeta él solo.

Si paga una parte con tarjeta y el resto en efectivo, toca «Parte con tarjeta, parte en efectivo»: escribe cuánto va con tarjeta, y el programa te dice el efectivo y, si lo escribes, el cambio. La tarjeta cobra sólo su parte, y en el cierre cada parte cuenta donde entró.

El ticket sale al terminar. No hace falta hacer nada más: con la caja activada, la venta ya está registrada y se manda a Hacienda ella sola cuando haya conexión. Sin activar, la caja está en pruebas y esa venta no cuenta: lo explica la sección sobre el envío a Hacienda, más abajo.

La tarjeta no pasa

Si el banco rechaza el cobro sale «Pago rechazado por el banco»; si se cancela en el datáfono, «Pago cancelado»; y si el datáfono no ha podido cobrar, el motivo en rojo. En los tres casos no se ha registrado nada y la cuenta sigue ahí: vuelve a tocar «💳 Tarjeta», cobra en «Efectivo» o vuelve a la venta con «← Cancelar».

Si sale «Cobro realizado», el dinero ya está cobrado y falta el documento: toca «Emitir la factura» y no cobres otra vez. Si la app se cerró en mitad de un cobro, al volver te pregunta: «Sí, se cobró — emitir factura» o «No se cobró». Mira el datáfono antes de contestar.

Hacer una factura con NIF

Antes de cobrar, pulsa «Factura» y escribe el NIF y el nombre del cliente. Si ya le has hecho una factura antes, empieza a escribir su nombre y sale solo: en un toque tienes los cinco campos rellenos.

Para una factura completa hace falta también el domicilio del cliente. El programa te lo pide porque lo exige el artículo 6 del Reglamento de facturación: sin él la factura está incompleta.

Devolver una venta

Menú → «Devolución». Busca el ticket y elige qué líneas devuelves.

⚠️ Una venta no se borra nunca. Se emite una factura rectificativa con los importes en negativo, que es lo que exige la ley: el ticket original se queda donde está, y encima queda el que lo corrige.

Cerrar la caja

Menú → «Cierre de caja». Cuenta el dinero del cajón por billetes y monedas y escríbelo. El programa te dice lo que debería haber y la diferencia.

El cierre es por turno, no por día: si cierras a las dos de la mañana, esas horas cuentan del día anterior.

Cambiar un precio

Menú → «Precios y …» (acaba con lo que vendes: productos, servicios, trayectos…). Toca el artículo y escribe el precio nuevo.

Quitar un artículo lo hace sólo el titular del negocio: «Eliminar» pide el PIN del terminal, y una caja sin PIN no lo quita. En el navegador, «Quitar» sólo lo ve el titular.

Los precios los puedes cambiar también desde el navegador, en panel.easytpv.app, que para muchos artículos es más cómodo: se hace sentado y con teclado.

Poner el catálogo desde el navegador

Entra en panel.easytpv.app con tu correo. En la pestaña de productos añades, cambias y borras, y el terminal se entera solo en unos segundos.

Si haces una foto a tu carta o a tu listín de precios, el programa te propone los productos y tú corriges lo que haga falta.

Ver lo que has vendido

En el terminal, menú → «Ingresos», con el plan que lo incluye: lo de hoy, la semana y el mes. Los tickets uno por uno están en «Documentos emitidos».

En el navegador, la pestaña «Hoy» enseña las cifras de tu oficio y, debajo, las ventas de los últimos 30 días, esta semana al lado de la anterior y «Lo más vendido»: los artículos que más has cobrado en esos 30 días, con las devoluciones ya restadas. Llegan de tus cajas y del TPV del navegador. En «Elegir mis cifras» eliges qué ver: también «Por horas», a qué horas del día vendes más, y tu IVA estimado. La pestaña «Ventas» enseña los documentos uno por uno.

Conectar una impresora

Menú → «Impresoras». El programa busca las de Bluetooth que estén encendidas y cerca; para una de red, escribe su dirección IP.

El datáfono de EasyTPV lleva la impresora dentro y no hace falta configurar nada.

Dar el ticket por QR o por Bluetooth

Menú → «Cómo entregas el ticket». Si tu caja es el datáfono de EasyTPV no sale: el ticket se imprime en él.

«Ticket con código QR»: al terminar la venta, «📱 Dárselo en el móvil» enseña un código; el cliente lo enfoca con la cámara y se lleva el ticket en el móvil. Está disponible los días que dice la pantalla. Sólo con la caja activada.
«Tengo una impresora Bluetooth»: te lleva a «Impresoras» para emparejarla, y el ticket sale en papel.
«Quiero el datáfono de EasyTPV»: cobra con tarjeta e imprime en el mismo aparato. Nos dejas tus datos y te llamamos.

El certificado digital y el envío a Hacienda

Menú → «Certificado y envío a Hacienda». El certificado hace falta para que las facturas salgan a la Agencia Tributaria, y se sube desde un ordenador: en el terminal no se guarda.

Di quién lo tiene: «Lo tengo yo» o «Lo tiene mi gestoría».
Con «Lo tengo yo», abre el código QR en el ordenador donde está el certificado, o «Copiar el enlace». Con «Lo tiene mi gestoría», «Copiar el mensaje para la gestoría» y pégalo en un correo o en WhatsApp: lleva el enlace y la fecha.
Elige cuándo empiezas a enviar: «Empezar a enviar ahora», «Empezar en una fecha concreta» o «Todavía no».

Hasta tu fecha de obligación —el 1 de enero de 2027 las sociedades, el 1 de julio de 2027 el resto— se vende y se factura sin enviar nada: lo emitido se guarda y sale entero cuando empiece el envío. Desde esa fecha el envío es obligatorio y ya no se elige.

Si no sabes cómo hacerlo, escríbenos y te ayudamos paso a paso (cómo, al final de este manual).

Los documentos no llegan a Hacienda (la cola)

En la barra de arriba, junto al total, la caja dice cómo va el envío: «AEAT: enviado» cuando no queda nada, y «AEAT: N en cola de envío» mientras quedan documentos por mandar. Que haya cola no es un fallo: sin conexión, y antes de tu fecha de obligación, es lo normal.

Sin conexión: se mandan solos cuando vuelva. No hay que hacer nada.
Caja sin activar: la caja está en pruebas (en la barra de arriba sale una «D»). Lo que vendas así no cuenta y no va a Hacienda: ni ahora ni después de activarla, porque se guarda en un registro de pruebas aparte. Para vender de verdad, actívala tú mismo: menú → «Certificado y envío a Hacienda» → «Actívala tú, sin código», con tu correo. Desde ese momento, lo que vendas sí se envía. Si te han dado un código de activación, se escribe al abrir la app.
Más de un día en cola: la cola está parada, y eso ya no lo explica la conexión. Comprueba que el terminal tiene internet y entra en «Estado del terminal»: mira «Cola de envío» y «Activación». Si está activado, con internet, y la cola no baja, escríbenos con el «Identificador de este terminal», que sale en esa misma pantalla (cómo, al final de este manual).

Lo que no hay que hacer: dejar de vender. Se sigue vendiendo: lo emitido se guarda entero y sale solo en cuanto la cola se destapone.

Anular una venta, y en qué se diferencia de devolver

Son dos cosas distintas y es la pregunta que más llega. Elegir mal cuesta un documento de más en Hacienda.

Anular es para un documento que no debía existir: te has equivocado de artículo, has cobrado dos veces, has emitido a quien no era. Se hace en «Documentos emitidos», con «Anular» en ese documento. El documento sigue ahí — no se borra nunca — pero queda anulado.

Devolver es para una venta que estuvo bien y el cliente trae el género de vuelta: menú → «Devolución». Sale una factura rectificativa y le devuelves el dinero.

Lo que no hay que hacer: volver a emitir la venta correcta sin anular la equivocada. Quedan las dos, las dos van a Hacienda, y arreglarlo después cuesta más que hacerlo ahora.

El ticket no sale de la impresora

La venta ya está hecha y registrada: que no salga el papel no cambia nada de lo fiscal. En la pantalla te lo dice.

Qué hacer: mira si hay papel, y si lo hay, entra en «Estado del terminal» y mira la línea de la impresora. En la pantalla del ticket, «Reimprimir ticket» lo vuelve a sacar cuando la impresora esté lista. Si el cliente no puede esperar, enséñale el ticket en la pantalla. Más tarde, una copia sale del panel del navegador: «Ventas» → el documento → «Imprimir copia».

Lo que no hay que hacer: volver a cobrar para que salga el papel. Eso emite un documento nuevo, cobra otra vez, y deja dos ventas donde hubo una.

Hacienda ha rechazado un documento

En el menú sale «⚠️ N documentos rechazados» (en rojo). Un rechazo no se arregla solo y no tiene fecha de caducidad: se queda ahí hasta que alguien lo mira.

Qué hacer: mira el motivo, que viene escrito, y enséñaselo a tu asesor o gestoría, o escríbenos y lo miramos contigo (cómo, al final de este manual). Casi siempre es un dato del documento — un NIF que no existe, un nombre demasiado largo, una fecha imposible. La corrección se llama subsanación.

Lo que no hay que hacer: anular el documento rechazado y volver a emitirlo por tu cuenta. Un documento rechazado sigue estando en tu cadena, y anularlo añade otro en vez de arreglar el primero.

Sacar los registros para la gestoría o una inspección

Menú → «Exportar registros». No pregunta nada: guarda en el terminal tres archivos —el manifiesto, los registros y los eventos, con sus huellas— y dice dónde, después de «Archivos guardados en:». Cada vez en una carpeta nueva: la anterior no se toca.

Sale también «Integridad de la cadena: correcta». Si dice «con incidencias», escríbenos antes de entregar nada.

Los archivos se copian del terminal con un cable o con el gestor de archivos. Lo emitido también está en el panel del navegador: «Ventas» → «Imprimir listado».

El cliente no quiere ticket

Al cobrar, toca «El cliente no quiere ticket». La venta se registra igual y sale a Hacienda igual: lo único que no se hace es gastar papel.

Si después lo pide, una copia sale del panel del navegador: «Ventas» → el documento → «Imprimir copia».

Se ha perdido la llave del terminal

Si el terminal dice que no puede abrir sus datos, es que ha perdido la llave del cifrado — pasa al restaurar el aparato o al copiar los datos a otro.

Los documentos que ya se enviaron están a salvo en el servidor. Sigue lo que dice la pantalla: te lleva a las copias guardadas.

⚠️ No borres nada por tu cuenta antes de llamarnos.

Se ha roto el terminal, o lo has perdido, o te lo han robado

Vale también si no enciende, se ha caído o se ha mojado.

Lo que ya está a salvo: todo lo que ha llegado a Hacienda y todo lo que estaba en la última copia de seguridad. La copia sale sola del terminal al cerrar la caja, cada hora con ventas nuevas y cada 50 documentos. Lo que el terminal ya había mandado y Hacienda todavía no había contestado lo manda el servidor por su cuenta. Lo único que se puede perder es lo que la caja avisaba con «solo en este terminal».

Qué hacer, por este orden:

Ábrenos un aviso desde el panel del navegador: el botón «Ayuda», arriba a la derecha, y «Algo no funciona: abrir un aviso». Cuenta qué ha pasado. Si te lo han robado, dilo: lo desconectamos, y ya no puede mandar nada a Hacienda en tu nombre.
Instala EasyTPV en el terminal nuevo. En la pantalla «Activar el terminal» sale su «Nº de instalación»: escríbelo en el mismo aviso.
Te contestamos en el aviso con el código de activación de ese terminal, con tu mismo plan. Actívalo antes de la primera venta.
Menú → «Copias de seguridad»: ahí está la copia del terminal viejo. Toca «Guardar en el terminal».

El terminal nuevo numera con su propia serie (FS2, FS3…). Es lo normal: cada terminal lleva la suya, y así ningún número se repite.

Lo que no hay que hacer:

vender con el terminal nuevo antes de activarlo: repetiría los números del viejo, y un número repetido ya no se puede arreglar;
volver a cobrar en el nuevo las ventas que hizo el viejo: ya están hechas, y emitirlas otra vez las deja dos veces.

Si te piden los papeles en una inspección: lo que llegó a Hacienda ya lo tiene Hacienda. Las copias de cada terminal se guardan cuatro años, y la que guardas en el terminal nuevo es una carpeta que se entrega tal cual. Si el terminal se rompió sin conexión y faltan ventas, lo que explica el porqué es la denuncia, si fue un robo, y la nota de la sustitución (cuándo, qué terminal y por qué), que te damos si la pides.

Añadir otra caja al mismo negocio

En la caja nueva, en la pantalla «Activar el terminal», sale su «Nº de instalación». En el panel del navegador: Configuración → Tus cajas → «Añadir una caja». Escribe ese número y toca «Pedir el código»; el código se escribe en la caja nueva, donde dice «¿Tienes un código?». Vale para esa caja sola y caduca a los 30 días.

Hace falta tu NIF verificado (con tu certificado digital, o pídenos que lo comprobemos). Si todavía no lo está, ábrenos un aviso con el número de la caja y te damos el código.

Entrar en el panel del navegador

panel.easytpv.app, con el correo con el que te diste de alta. Si no te llega el correo de confirmación, mira también en spam.

En «Configuración», «Registro de cambios» dice quién ha cambiado qué en los datos del negocio —artículos, precios, clientes, almacén, ajustes—, desde el panel y desde las cajas, y se descarga. Sólo lo ves tú, y nadie lo puede cambiar ni borrar. De tus clientes dice qué dato cambió, no cuál era.

Cambiar el tipo de negocio

Menú → «Tipo de negocio». ⚠️ Sólo se puede cambiar antes de la primera venta: después, el catálogo y las pantallas ya están en marcha y cambiarlos dejaría las ventas hechas hablando de otro oficio.

El PIN del terminal

Menú → «PIN del terminal». El PIN protege el menú —devoluciones, cierre, precios—, nunca la venta: cobrar no lo pide. Tiene de 4 a 8 cifras, y uno demasiado fácil, como 0000 o 1234, no lo acepta.

Para cambiarlo, escribe uno nuevo y toca «Cambiar PIN»; para quitarlo, «Quitar protección». Si te equivocas varias veces seguidas, la caja te hace esperar antes de volver a probar, y cada vez un poco más.

Si lo has olvidado, escríbenos (cómo, al final de este manual): desde la caja no se recupera.

Tu plan

Menú → «Tu plan». Arriba, el plan que tienes; debajo, lo que incluye, lo que trae el plan siguiente y lo que está «En camino» (en tu plan, todavía sin funcionar). Con nuestro datáfono sale también «Tu datáfono este mes».

Para cambiar de plan, el botón de esa pantalla: «Contratar el …» o «Cambiar al plan …» lleva a la página del plan; si tu plan lo llevas con nosotros o con tu gestoría, «Habla con nosotros». En el panel del navegador está lo mismo, arriba en «Configuración»: «Tu plan y tu datáfono», que dice también cómo darse de baja.

Cómo contactarnos

Por WhatsApp o por teléfono al +34 871 10 05 34, o por correo a info@easytpv.app. Desde el panel del navegador, el botón «Ayuda», arriba a la derecha, abre un aviso que nos llega con los datos de tu negocio; en el terminal, menú → «Ayuda».

Si es por un terminal, ten a mano su «Identificador de este terminal»: sale en «Estado del terminal».